Dalam sebuah sistem informasi, pengguna dapat dengan mudah dan tepat memperoleh informasi yang mereka butuhkan

Level manajemen dan arus informasiSistem informasi yang dibangun atau digunakan dalam sebuah organisasi harus memenuhi kebutuhan pengguna berdasarkan tingkat manajemen. Sebelum membahas sistem informasi tersebut, ada baiknya untuk memahami berbagai tingkatan manajemen dalam sebuah organisasi.

Dalam organisasi tradisional, terdapat empat kelompok utama, yaitu manajemen tingkat atas, manajemen tingkat menengah, manajemen tingkat bawah, dan pegawai non-manajemen. Manajemen tingkat atas adalah level tertinggi dalam pengambilan keputusan strategis, sementara manajemen tingkat menengah berfokus pada keputusan taktis untuk mencapai tujuan strategis. Sedangkan manajemen tingkat bawah lebih terkait dengan kegiatan operasional sehari-hari dalam organisasi.

Ada berbagai jenis sistem informasi yang dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang berbeda. Transaction Processing Systems (TPS) adalah sistem informasi yang digunakan untuk memproses data transaksi bisnis rutin. Office Automation Systems (OAS) dan Knowledge Work Systems (KWS) bekerja pada tingkat pengetahuan, dengan OAS mendukung pekerja data dan KWS membantu profesional dalam menciptakan pengetahuan baru.

Sistem Informasi Manajemen (SIM) mendukung tugas-tugas organisasional yang lebih luas daripada TPS, termasuk analisis keputusan. Sedangkan Decision Support Systems (DSS) menggunakan basis data untuk mendukung pembuat keputusan dalam seluruh tahap pengambilan keputusan. Setiap jenis sistem informasi memiliki peran dan manfaatnya masing-masing dalam mendukung operasional dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.

Sistem Ahli (ES) dan Kecerdasan Buatan (AI) bertujuan untuk mengembangkan mesin yang dapat berfungsi secara cerdas. Ada dua pendekatan riset AI yang umum digunakan, yaitu memahami bahasa alamiahnya dan menganalisis kemampuannya untuk berfikir secara logis dari masalah hingga kesimpulan. Sistem ahli menggunakan teknik AI untuk membantu dalam menyelesaikan masalah dan memberikan solusi kepada pengguna bisnis. Sistem ahli efektif dalam menangkap dan memanfaatkan pengetahuan seorang ahli untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi dalam suatu organisasi. Berbeda dengan Sistem Pendukung Keputusan (DSS) yang memberikan keputusan akhir kepada pengguna, sistem ahli memberikan solusi terbaik untuk masalah tertentu. Komponen dasar dari sistem ahli adalah knowledge-base yang berfungsi sebagai mesin interferensi untuk menghubungkan pengguna dengan sistem melalui pertanyaan yang terstruktur dan antarmuka pengguna.

Group Decision Support Systems (GDSS) dan Computer-Supported Collaborative Work Systems (CSCW) digunakan ketika sebuah kelompok perlu bekerja sama dalam membuat keputusan semi-terstruktur dan tak terstruktur. GDSS membantu kelompok dalam menyelesaikan masalah dengan memberikan bantuan berupa pendapat, kuesioner, konsultasi, dan skenario. Kadang-kadang GDSS juga disebut dengan CSCW, yang merupakan perangkat lunak kolaborasi tim melalui komputer yang terhubung dalam jaringan.

Sistem Pendukung Eksekutif (ESS) bergantung pada informasi yang dihasilkan oleh Sistem Pemrosesan Transaksi (TPS) dan Sistem Informasi Manajemen (SIM). ESS membantu para eksekutif dalam mengatur interaksi mereka dengan lingkungan eksternal dengan menyediakan grafik dan alat komunikasi yang dapat diakses di tempat kerja.

Sistem Antarorganisasi (IOS) adalah gabungan perusahaan yang saling terkait dan bekerja bersama sebagai satu sistem untuk mencapai tujuan bersama. IOS membantu perusahaan-perusahaan ini dalam berbagi informasi dan bekerja sama. Manfaat dari IOS meliputi peningkatan pelayanan pelanggan, hubungan yang lebih baik dengan pemasok dan masyarakat keuangan, serta pengembalian investasi yang lebih tinggi bagi pemegang saham dan pemilik. IOS memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan stabilitas keuangan dan bersaing lebih baik dalam dunia bisnis yang semakin tergantung pada teknologi komputer.

Layanan sistem informasi dalam suatu organisasi biasanya memiliki bagian yang disebut dengan nama EDP (Electronic Data Processing) atau PDE (Pengolahan Data Elektronis), MIS (Manajemen Information System), Teknologi Informasi, atau sejenisnya. Layanan sistem operasi dirancang untuk memudahkan pembuatan program dengan menyediakan fasilitas seperti editor. Selain itu, sistem operasi juga bertanggung jawab dalam menjalankan program, melakukan operasi I/O, manipulasi sistem berkas, komunikasi antar proses, deteksi error, alokasi sumber daya, accounting, dan proteksi.

Selain itu, terdapat beberapa cara untuk mengembangkan sistem informasi, seperti insourcing, prototyping, pemakaian paket perangkat lunak, selfsourcing, dan outsourcing. Insourcing dilakukan dengan mengembangkan sistem informasi sendiri melalui enam langkah penting, sedangkan prototyping membuat model yang memperlihatkan fitur-fitur suatu produk, layanan, atau sistem usulan. Pemakaian paket perangkat lunak dilakukan dengan mengidentifikasi perbedaan antara kemampuan paket perangkat lunak dengan kebutuhan perusahaan. Selfsourcing adalah model pengembangan sistem yang dilakukan oleh para pekerja dalam organisasi, sedangkan outsourcing adalah pendelegasian pekerjaan kepada pihak lain untuk jangka waktu, biaya, dan layanan tertentu.